Datenschutz mit Augenmaß – was bei Fahrgemeinschaften & Teilnehmenden-Infos erlaubt ist (und was nicht)

Ob Fahrgemeinschaft, Zimmerpartner:in oder einfach der Austausch untereinander – es gibt viele gute Gründe, warum man Teilnehmenden-Listen weitergeben möchte. Doch so gut gemeint solche Aktionen oft sind: Ohne Zustimmung können sie gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen…

Warum ist das ein Thema?

Immer wieder kommt es vor, dass persönliche Angaben von Teilnehmenden (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) per E-Mail oder Messenger geteilt werden – etwa zur Bildung von Fahrgemeinschaften. Auch wenn das praktisch erscheint, gilt: Ohne vorherige Zustimmung der betroffenen Personen ist das nicht erlaubt.
Solche Fälle gelten unter Umständen bereits als Datenpanne nach Art. 33 DSGVO. Das bedeutet: Sie müssten der Datenschutzbehörde und den Betroffenen gemeldet werden – mit allen entsprechenden Konsequenzen.

Wer haftet bei Verstößen?

Bei Datenschutzverstößen kann der Verein haften – aber auch Du persönlich, wenn Du z. B. grob fahrlässig oder vorsätzlich handelst. Behörden können Bußgelder verhängen, und auch zivilrechtliche Folgen sind möglich. Datenschutz ist also nicht nur Pflicht, sondern auch persönliches Verantwortungsbewusstsein.

Was ist erlaubt?

Wenn Teilnehmende explizit zugestimmt haben, dass ihre Kontaktdaten für bestimmte Zwecke (z. B. Fahrgemeinschaften) weitergegeben werden dürfen, ist eine solche Weitergabe im vereinbarten Rahmen möglich.
Engagierte, die Veranstaltungen organisieren, dürfen auf die zur Durchführung notwendigen Informationen zugreifen – aber nur, solange es einen konkreten Anlass gibt.

Was ist nicht erlaubt?

Unverschlüsselter Versand von Listen mit personenbezogenen Daten über öffentliche Kanäle (z.B. E-Mail, WhatsApp etc.)
Weitergabe von Anmeldedaten an andere Teilnehmer ohne deren Einwilligung
Das dauerhafte Speichern von persönlichen Angaben auf privaten Geräten nach der Veranstaltung.

Schon jetzt: Sichere Ablage in der VDST-Cloud

Wenn Du im VDST aktiv bist und Veranstaltungen betreust, steht Dir bereits jetzt ein geschützter Cloudzugang zur Verfügung. Dort kannst Du Teilnehmendenlisten DSGVO-konform speichern – zentral, sicher und mit klar geregeltem Zugriff. So lassen sich Informationen im Team abstimmen, ohne dass Daten ungesichert verschickt oder lokal abgelegt werden müssen. Bitte nutze diese Möglichkeit, um Deine Veranstaltungen datenschutzgerecht zu organisieren.

Tipp: Kostenloser Basiskurs für alle Engagierten

Auf der VDST-Online-Lernplattform findest Du die Schulung „Basisschulung Datenschutz (DS-GVO) und Informationssicherheit“. Wir empfehlen allen ehrenamtlich Aktiven, diesen kurzen, praxisnahen Kurs zu absolvieren. So bist Du gut informiert und auf der sicheren Seite – auch im Hinblick auf Deine persönliche Verantwortung: Jetzt gleich den Kurs starten!

Und: Wir arbeiten bereits an einer nachhaltigen Lösung

Aktuell entwickeln wir zusätzlich eine webbasierte, datenschutzkonforme Kursverwaltung, die Dir die Arbeit erleichtert und gleichzeitig den Datenschutz sicherstellt. Geplant sind unter anderem:

Unser Ziel ist es, ehrenamtliches Engagement mit modernen Mitteln zu unterstützen – klar, einfach und rechtssicher.

Kurz gesagt: Wir sind dran – für euch…

Foto: VDST, Herbert Frei

Der Beitrag Datenschutz mit Augenmaß – was bei Fahrgemeinschaften & Teilnehmenden-Infos erlaubt ist (und was nicht) erschien zuerst auf VDST.